Для чего в «1С: Документообороте» предусмотрен алгоритм «Выполнение задач по почте»

Содержание:
- Какие возможности предоставляет «Выполнение задач по почте»
- Как «Выполнение задач по почте» используется на практике
- Как работает «Выполнение задач по почте»
Система «1С: Документооборот» одновременно упрощает и оптимизирует работу с документами. Чтобы с программой могли взаимодействовать даже те сотрудники, которые не используют на постоянной основе «1С:Документооборот» и не знакомы с техническими тонкостями, применяется особый алгоритм — «Выполнение задач по почте».

Какие возможности предоставляет «Выполнение задач по почте»

Алгоритм «Выполнение задач по почте» позволяет привлечь к работе любого сотрудника организации вне зависимости от того, где он находится, и имеет ли персональный доступ к «1С: Документооборот».

Возможности, которые открывает алгоритм «Выполнение задач по почте»:

• Легкое и быстрое подключение сотрудников, которые не пользуются СЭД, к работе в программе. Актуально для организаций, в которых «1С:Документооборот» применяется только в отдельных подразделениях (например, в бухгалтерии).
• Быстрое выполнение задач вне зависимости от местонахождения сотрудника. Это полезно для тех компаний, деятельность которых предусматривает частые и/или длительные командировки сотрудников всех рангов. Также алгоритм позволит организации работать эффективно при переводе всех работников или значительной их части на удаленную работу без доступа к СЭД.
• Удобство для сотрудников и быстрое внедрение «1С: Документооборот». Пользоваться почтовым клиентом гораздо удобнее, чем СЭД, тем более, что письма с задачами настраиваются по разным параметрами: способам уведомления, частоте, срокам и объектам.

Как «Выполнение задач по почте» используется на практике

Наиболее очевидный пример — сотрудник предприятия планирует отпуск. В «1С: Документооборот КОРП» он создает письмо с типом «Отпуск». Автоматически запускается процесс «Отпуск сотрудника», поэтому руководителю поступает задача «Согласовать отпуск сотрудника».

Однако не всегда у руководителя есть возможность открыть «1С: Документооборот» — например, если он находится в командировке. С алгоритмом «Выполнение задач по почте» он сможет согласовывать или отклонять многие задачи напрямую из почты.

Другой пример — знакомство коллектива с приказом о противодействии распространению коронавирусной инфекции. Через «Выполнение задач по почте» можно быстро ознакомить сотрудников, предложив всего один вариант исполнения задачи — «Ознакомился».
Случаи, когда необходимо использование «Выполнение задач по почте», на практике могут быть разными: от согласования документов до знакомства всего коллектива с распоряжениями, памятками и приказами, в том числе установленными на законодательном уровне.

Как работает «Выполнение задач по почте»

При включенной настройке «Выполнение задач по почте» сотрудникам достаточно интерфейса электронной почты, чтобы выполнить поставленную задачу — открывать для этого сам «1С: Документооборот» не требуется.

Типичная структура письма с задачей, которое поступает на корпоративную почту пользователя:
• наименование и описание задачи;
• прикрепленный файл;
• ссылка на задачу;
• автор;
• исполнитель;
• сроки;
• варианты выполнения;
• вложения.
Чтобы выполнить задачу, сотруднику достаточно перейти по одной из ссылок в письме — запускать окно в «1С: Документооборот» не требуется.

Варианты ссылок зависят от поставленной задачи:
• «Исполнено»;
• «Согласовано» или «Не согласовано»;
• «Ознакомился»;
• «Завершить согласование» или «Повторить согласование».

При нажатии на ссылку автоматически составляется ответное письмо по шаблону. Можно отправить только его или дополнить уведомление файлом и/или личным комментарием.

При выборе результата «Не согласовано» комментарий заполняется обязательно — необходимо указать, почему документ отклонен (например, из-за наличия ошибок).

Удалять часть темы, которая включает идентификатор задачи, запрещено. В противном случае ответное сообщение не будет обработано, и выполнение задачи придется повторить.

Чтобы получить исчерпывающую консультацию по использованию алгоритма «Выполнение задач по почте», позвоните в отдел продаж компании «Оргсофт» по бесплатному телефону горячей линии 8 (800) 201-36-17, напишите на электронную почту info@1c-kp.ru или задайте вопрос специалисту в форме обратной связи.